Lancer la mutualisation de matériel dans votre commune

La mutualisation de matériel à l'échelle d'une commune ne s'improvise pas. Avant de lancer une plateforme, il faut cartographier les besoins, identifier les structures volontaires et clarifier les règles du jeu.

Vous allez avoir à vous poser quelques questions :

• Quel type d'acteur sera usager de la plateforme (services, associations, écoles, habitants…) ?
• Le matériel communal (tables, bancs, vidéo-projecteur, barnums...) pourra-t-il être emprunté ?
• Qui sera responsable de l'animation du réseau et de la maintenance du parc ?

L'idéal si vous êtes une collectivité, c'est de lancer la démarche en interne, avec les services qui ont des besoins de prêt récurrents (culture, sports, événementiel…) et de déjà recenser vous même le matériel à mutualiser.

Ensuite, commencez avec un noyau de structures motivées, même un test avec 5 structures suffit pour valider les usages et lancer la machine. Organisez simplement une réunion où chaque structure recense ce qu'elle possède et peut mettre à disposition (vidéoprojecteurs, sono, tables, mobilier), des conditions de prêt mais également ce qu'elle recherche fréquemment. Ce moment peut s'avérer assez convivial !

Une fois les besoins globalement clarifié, envoyez les invitations et suggérez d'importer le fichier excel pour faciliter l'étape de recensement. Il y a souvent une phase de tâtonnement au début, mais c'est normal, il faut laisser le temps aux structures de s'approprier l'outil.

Proposez un temps avec les référents de chaque structure éloignés de 2 ou 3 semaines max au début afin de casser l'inertie.

Une fois le pilote validé, ouvrez progressivement à d'autres acteurs du territoire. Communo permet de structurer cette montée en charge sans refondre toute votre organisation interne.

Le succès d'une démarche de mutualisation tient autant à l'outil qu'à l'animation humaine du réseau. Prévoyez un référent par structure et des temps d'échange réguliers.